Pred nami je presoja sistema vodenja kakovosti ISO9001, ki tokrat ne bo več potekala po izdaji z letnico 2008, ampak po novi, že peti po vrsti, 2015. V knjigi »Priročnik ISO 9001:2015«, avtorice Anne Koubek, le – ta navaja, da je bilo razlogov za spremembo standarda več. Med drugim tudi učinkovitejše upravljanje procesov. Prav v ta razlog spada tudi tema zunanjih ponudnikov, ki pa sploh ni tako nova zahteva, kot jo skušamo obravnavati. Le okoli 20 do 40% te točke standarda ISO9001:2008 je dopolnjene oz. spremenjene v novi izdaji. Pa vendarle nova izdaja standarda predstavlja tudi nov pristop k tej temi. Ni več govora samo o dobaviteljih v smislu nabave, temveč o spremljanju vseh zunanjih dobaviteljev, ki utegnejo prispevati h kakovosti naših izdelkov.
Osma točka standarda obravnava delovanje podjetja, kar je pri izdaji 2008 obravnavano v poglavju realizacije proizvoda. Konkretna sprememba standarda nove izdaje je tudi sprememba izraza proizvod v »izdelki in storitve«. Pri zahtevah osme točke ni bistvenih sprememb, razen tega, da se zahteva poglobljenost v podrobnosti. Zato se nam postavi vprašanje ali je obvladovanje zunanjih ponudnikov res nova zahteva revizije standarda ISO9001.
V 8.4 točki standarda se pod izrazom »zunanji dobavitelji« smatrajo trije primeri:
1. Klasična nabava
2. Dokupni program
3. Outsourcing – zunanji viri/dobavitelji, ki zagotavljajo naš proces ali del našega procesa
Ti trije primeri se skozi delovanje prekrivajo in niso jasno opredeljeni.
Kako kontrolirati outsourcing?
Velika podjetja pogosto posegajo po zunanjih dobaviteljih v smislu zagotavljanja enega ali večih delov proizvodnega procesa. Prav tako se za to odloča vedno več srednjih in manjših podjetij, predvsem iz razloga pomanjkanja notranjih virov določenega področja. Zunanji viri so vsepovsod okoli nas, tudi če se tega ne zavedamo popolnoma. In tukaj lahko nastopi težava: kako kontrolirati oz. držati pod kontrolo nekaj takega, v smislu zadovoljstva podjetja in naših odjemalcev?
Skoraj vsa podjetja imajo opraviti z zunanjimi dobavitelji, ki konkretno posegajo v našo zmožnost proizvajati kakovostne proizvode. In tudi SwatyComet pri tem ni izjema. V izdaji standarda pod letnico 2008 je kar nekaj nerazrešenih vprašanj, okoli katerih se na presojah ni moč zediniti o tem ali gre za klasično nabavo ali za zunanje dobavitelje. Nova izdaja standarda jasno navaja, da mora podjetje kontrolirati in ocenjevati zunanje dobavitelje, pri čemer se izogiba izraza »nabava«. V bistvu niti ni nobene razlike med nabavo storitve in storitvijo zunanjega dobavitelja, le storitev zunanjega dobavitelja nikoli ni bila jasna.
Zunanji viri se običajno nanašajo na področja transporta, vzdrževanja, IT podpore, skladiščenja, svetovalce, čiščenje, kuhinjo, banke, kadrovske agencije, odvetnike in še bi lahko naštevali. Vsi ti viri so podprti s pogodbami, ki pa (roko na srce) v večini primerov bazirajo izključno na ceni, kar nam ne pove nič o delovanju njihove organizacije. Prav tako nam o zunanjih dobaviteljih ne povedo kaj dosti raznorazni certifikati, saj kot vedno poudarjam, certifikat ni merilo za kakovost izdelka ali storitve. Pri teh virih gre običajno za storitve in ne za proizvod, zato jih je potrebno kot take tudi obravnavati. Kar pomeni, da se priporoča osredotočenost na parametre in ne toliko na karakteristike, kar je običajno za izdelek.
V izdaji 2008 je navedeno »obojestransko koristno razmerje z dobavitelji«, medtem ko to točko v izdaji 2015 najdemo obširnejšo pod imenom »upravljanje odnosov«. Oba izraza imata enako podlago in sicer, da je naše delovanje v veliki meri odvisno od dobaviteljev, najsi gre za izdelke ali za storitve. Medtem ko nabava storitve poteka po principu »hitreje in ceneje«, kar za nas pomeni bolj malo, če že ne nobenih koristi s strani dobaviteljev. Obstaja celo velika verjetnost, da nam obrne hrbet ob boljši priložnosti. Zanj, seveda. Tako izdaja 2015 od nas zahteva, da z zunanjimi dobavitelji vzpostavimo trajnost. Za trajnost pa je potrebno definirati oz. prepoznati parametre, kot tudi metodologijo nadzora teh parametrov, v kar je potrebno vključiti obveščanje in izvedbo ukrepov. Kako poglobljeno bo določanje parametrov, je odvisno od tveganja, ki ga določen zunanji dobavitelj predstavlja za naše podjetje.
Ena od učinkovitih metod, ki celovito obravnava naš odnos z zunanjim dobaviteljem, je pogodba z dokumentiranimi informacijami za ustrezno izvedbo storitve. Pogodba naj definira vse ustrezne parametre, vlogo, odgovornosti in pooblaščence za izvedbo monitoringa in obveščanja ter seveda posledice.
Druga učinkovita metoda je najem zunanjega presojevalca (ali investicija v lastnega zunanjega presojevalca), ki izvede presojo zunanjega dobavitelja. V tem primeru je potrebno skupaj z zunanjim dobaviteljem določiti listo nadzora po kateri se bo vršila presoja. Presoja naj se ne vrši le in izključno na, s pogodbo dogovorjenih parametrih, ampak tudi na kakšni ravni zagotavljanja storitve se zunanji dobavitelj nahaja in kakšna tveganja se v povezavi s tem pojavljalo.
Katerokoli metodo podjetje izbere, naj se vedno osredotoča na lastnega odjemalca in njihove zahteve oz. izpolnjevanje le teh. Zunanji viri, hočeš nočeš, imajo velik vliv na delovanje našega podjetja, predvsem na zmogljivost, ki v globalizaciji sveta nima majhne vloge.
Vir:
Anni Koubek: Priročnik ISO 9001:2015 – Razumevanje in izvajanje novih zahtev; Ljubljana, 2016