Peto načelo vodenja kakovosti.

V preteklosti znano kot »nenehno izboljševanje«, je že od nekdaj bistven princip standarda ISO 9001. Prav tako je bilo v preteklosti »nenehno izboljševanje« poznano kot šesta izmed osmih načel vodenja kakovosti, kar se je z novo izdajo standarda tudi spremenilo, saj se omenja le sedem načel. Ta točka standarda ISO 9001 se ni bistveno spremenila. V njej glavno vlogo še vedno igra PDCA cikel, ki pa je z novo izdajo neposredno naslovljen in se ne sklicuje več le na politiko kakovosti in cilje vezane nanjo.

PDCA cikel

PDCA krog ali Demingov krog se imenuje po Williamu Edwardsu Demingu, ki je v petdesetih letih prejšnjega stoletja predlagal, da se poslovni procesi analizirajo in merijo z namenom prepoznavanja virov sprememb, zaradi katerih izdelki in / ali storitve odstopajo od kupčevih zahtev. Priporočil je, da se poslovni proces postavi v kontinuirano povratno zanko, tako da lahko upravljavci prepoznajo in spremenijo dele postopka, ki potrebujejo izboljšave.

Deming je kot učitelj ustvaril (precej preveč posplošen) zgornji diagram, ki ponazarja ta neprekinjen proces, splošno znan kot cikel PDCA – P za »plan«, D za »do«, C za »check« in A za »act«. Razloženo kot:

• PLAN – prepoznajte priložnost, načrtujte spremembo in tako oblikujte komponente (npr. šifre ali družine izdelkov) poslovnega procesa za izboljšanje rezultatov (prepoznajte, na katerih izdelkih ali družinah izdelkov se  spopadate s katerimi napakami).
• DO – izdelajte načrt (takojšnje ukrepe, korektivne ukrepe, preventivne ukrepe), določite odgovorne osebe ter previdene datume izvedbe.
• CHECK – izmerite učinkovitost načrta, ocenite meritve in izvedbe akcij določene v ukrepih ter sporočite rezultate nosilcem odločanja.
• ACT – odločite se za spremembe glede na fazo »DO«, ki so potrebne za izboljšanje postopka in uporabite dobro prakso (izkušnje) tudi v drugih procesih.

Deming je bil osredotočen na proizvodne procese, stopnja izboljšav pa je bila na ravni le – teh. V sodobni post – industrijski družbi so še vedno potrebne točno takšne izboljšave, vendar se dejanski gonilniki učinkovitosti vedno pogosteje pojavljajo na ravni poslovne strategije. Strateško uvajanje je ločen proces z razmeroma dolgoročnejšimi spremembami, saj se velika podjetja tako hitro spreminjati kot majhne poslovne enote. Še vedno pa lahko strateške pobude postavimo v povratno PDCA zanko, skupaj z meritvami in načrtovanjem.

PDCA cikel znotraj PDCA cikla prikazuje razmerje med strateškim upravljanjem in upravljanjem poslovnih enot v veliki organizaciji. Tako obstaja več ločenih procesov, vsak z lastnim PDCA krogom (lastno problematiko, lastnimi ukrepi, meritvami in sodelujočimi). Toda ta prikaz riše idejo, da vse aktivnosti predstavljajo le »DO« kot del splošnih strateških prizadevanj.

Kdaj uporabiti PDCA cikel?

1. Kot model za nenehno izboljševanje.
2. Pri zagonu novega projekta izboljšav.
3. Pri razvoju nove ali izboljšane zasnove procesa, izdelka ali storitve.
4. Pri določanju ponavljajočega se delovnega procesa.
5. Pri načrtovanju zbiranja podatkov za analize, da preverite in določite prednostne naloge ali vzroke.
6. Pri izvajanju morebitnih sprememb.

PDCA koraki

1. Plan

Najprej morate prepoznati in razumeti vašo težavo (ali priložnost, ki jo želite izkoristiti). Izvedite preprosto analizo, postavite si cilje, preverite ponovljivost dogodkov. Pri tem si pomagajte z uporabo vseh možnih informacij, ki opredeljujejo težavo. V zadnjem delu te faze navedite (kvantitativno ali procentualno), kakšna so vaša pričakovanja, če bo akcija uspešna in bo posledično vaš problem rešen. K tem pričakovanjem se boste vrnili v fazi preverjanja (Check).

2. Do

Ko boste ugotovili morebitno rešitev, jo testirajte z manjšim pilotnim projektom. To vam bo omogočilo, da ocenite, ali vaše predlagane spremembe dosežejo želeni izid, obenem pa bodo povzročile minimalne motnje pri preostanku vašega procesa, če želenega izida ne bo. Na primer, lahko organizirate preskus znotraj oddelka, na omejenem delu delavcev ali le v določeni izmeni. Ko vodite pilotni projekt, zbirajte podatke, da prikažete, ali je sprememba delovala ali ne. To boste s pridom uporabili v naslednji fazi. Ne pozabite, da  »DO« v tem primeru pomeni »preizkusi«. To ne pomeni »izvajati v celoti«, kar se zgodi šele v naslednji »ACT« fazi.

3. Check

V tej fazi PDCA cikla analizirajte rezultate svojega pilotnega projekta glede na pričakovanja, ki ste jih določili v prvem koraku (plan), da bi ocenili, ali je ukrep deloval ali ne. Če ukrep ni deloval, se vrnite na prvi oz. v drugi korak. Če je ukrep deloval, pojdite na naslednji, četrti korak. Morda ste že v začetku določili več ukrepov v sekciji »Do«, kar pomeni, da morate v sekciji »Check« obravnavati vsakega posamezno in ga prav tako tudi uporabiti ali opustiti, če se izkaže za neprimernega.

4. Act

To je faza, v kateri izvedete oz. implementirate svoj ukrep kot končno rešitev. Vendar ne pozabite, da PDCA cikel ni proces z začetkom in koncem. To pomeni, da vaš, v tem trenutku izboljšan proces ali izdelek, postane nova izhodiščna točka, in tako še naprej iščete načine, kako bi bilo še boljše za vaše izdelke, podjetje in kupce.

Kdaj uporabiti PDCA cikel?

PDCA cikel lahko izboljša vsak proces ali izdelek tako, da ga prelomi v manjše korake. To je še posebej učinkovito za:

• pomoč pri izvajanju pobud za TQM (celovito obvladovanje kakovosti) ali Six Sigmo (določi – meri – analiziraj – izboljšaj – kontroliraj), in na splošno za izboljšanje procesov
• raziskovanje vrste rešitev problematik, katere z lahkoto tudi nadzorujete, preden jih izberete za končno uvedbo

Model lahko uporabite v vseh vrstah poslovnih okolij, od razvoja novih izdelkov, upravljanja projektov in sprememb, do življenjskega cikla izdelka in upravljanja dobavne verige.

Cikel se prične s fazo načrtovanja, v kateri se jasno prepoznajo in razumejo problemi. Potencialne rešitve testiramo v fazi izvedbe, rezultat pa nato ovrednotimo in preverimo. V omenjenih dveh fazah, fazi izvedbe (Do) in preverjanja le – te (Check) lahko preizkusite vrsto ukrepov, preden katerega v zadnji fazi uvedete (Act) kot rešitev.