Kako začeti? Najprej predlagam, da si preberete standard ISO9001.2015. Razumevanje zahtev tega standarda je bistveno za razumevanje, zakaj sistem kakovosti v podjetju sploh potrebujete. Seveda bo lažje tistim, ki prehajate na novo izdajo standarda iz njegove starejše različice 2008.

1 Poslovnik kakovosti

Poslovnik kakovosti po novi izdaji standarda ISO9001 ni več potreben. Je pa primeren kazalnik standarda, zato ne bi priporočala opustitve. Poslovniku kakovosti (v primeru, da ga imate) ni potrebno spreminjati točk, da ga uskladite s točkami nove izdaje standarda. Dodajte le:

• kontekst podjetja, v katerem opisujete notranje in zunjane okolje ter zainteresirane strani

• opišite obravnavanje tveganj in priložnosti (ob prepoznavi le – teh ne pozabite na vidik obvladovanja)
• osvežite seznam procesov v podjetju, sheme in organigrame
• opredelite procesne matrike posamezno za vsak proces

• osvežite politiko kakovosti, ki je ob ciljih kakovosti in dokumentaciji, katero si podjetje predpiše samo, edini dokument, zahtevan s strani nove izdaje standarda
• preverite cilje kakovosti, planiranje sistema kakovosti in obvladovanje sprememb (tako planiranih, kot tudi neplaniranih)
• uspešna podjetja imajo določene odgovornosti in pooblastila
• predstavnik vodstva za kakovost ni več potreben, zato lahko to funkcijo prevzame kdorkoli v podjetju – če ima podjetje vodjo kakovosti, naj odgovornost omenjene funkcije pade nanj
• dobro opredelite notranje komuniciranje, da ne bo kasnejših težav ob poteku komunikacije med sodelavci zaradi “kulture” podjetja
• obvezen je vodstveni pregled, na katerem se obravnava tudi notranje presoje – sklepi in poročilo vodstvenega pregleda naj se ujema z želenimi rezultati
• opišite nenehno izboljševanje, h kateremu se podjetje zavezuje
• korektivni ukrepi ostajajo, obravnavo preventivnih pa obvladujte v sekciji tveganj in priložnosti

2 Dokumentacija

Dokumentacijo uredite po novih točkah standarda. Verjetnost, da vam bo to vzelo največ časa, je velika. Lotite se prva obrazcev, saj boste na obrazcih spreminjali zgolj številko. Nato se lotite delovnih navodil. Pri teh morate poleg številke dokumenta, pregledati še vsebino in morebitne navedbe starih oznak obrazcev in drugih navodil, zamenjati z novimi. Nadaljujte z organizacijskimi predpisi, pri katerih ponovno spreminjate vse stare navedbe. Na koncu spreminjajte poslovnik kakovosti, saj je v poslovniku nabor sprememb najbolj obsežen.

• Kako določiti oznake dokumentacije po novi izdaji standarda?

Preprosto. Sledite točkam standarda in umestite dokumentacijo v poglavja. Na primer: OP 7.X ali NA 7.X ali OB 7.X bo označba za vse vire. Če razdelimo primer še malo bolj, boste za organizacijske predpise, nav0dila in obrazce, ki opredeljujejo človeške vire (kadre), uporabili oznako iz standarda 7.1, za obvladovanje dokumentacije, ki prav tako spada pod vire, pa 7.5. Za obvladovanje procesa prodaje boste uporabili točko 8.2, za razvoj 8.3, za nabavo 8.4, za proizvodnjo pa 8.5. Vrednotenje izvedbe, v katero poglavje spadata tudi notranja presoja in vodstveni pregled boste opredelili s točko 9.X, natančneje za analize 9.1, za notranje presoje 9.2 in za vodstveni pregled 9.3. S točko 10 označite dokumentacijo, ki opredeljuje izboljševanje v podjetju, kot na primer navodila za obvladovanje neskladij in korektivne ukrepe.

3 Tveganja in priložnosti

Priporočam, da se lotite tveganj in priložnosti tako, da le – te najprej polovite s kakšno analizo. Na primer SWOT, ker je preprosta za uporabnike. Potrebno se je le zavedati lastnih prednosti in slabosti (izhajajte iz notranjih dejavnikov), obenem pa prepoznati tveganja in priložnosti, ki izhajajo iz zunanjih dejavnikov. Seveda so lastne slabosti lahko največje priložnosti za izboljšavo. Ko z analizo opredelite tveganja in priložnosti, jih po posameznih oddelkih zapišite v “Dnevnik tveganj in priložnosti”. Za ustrezno analizo prepoznanih tveganj in priložnosti oziroma za ustrezno matriko tveganj in matriko priložnosti, zapišite vsa tveganja in priložnosti še v “Register tveganj in priložnosti”.

Zveni zapleteno? Ni. Skupaj z dobro opravljenimi notranjimi presojami in vodstvenim pregledom ter kančkom predanosti zaposlenih, vas na področju kakovosti čaka le uspeh.